建設会社を経営する上で、長期間安定した資金を確保するために、支払管理は重要なファクターです。今回はその支払い管理のポイントと、クラウドタイプのシステムを選ぶメリットについて解説していきます。

漏れのない支払い管理を行う

支払い管理は、企業経営における大切な業務の一つ。上手く管理ができていないと、決められた日までに取引先に支払いができなくなる可能性があります。すると、どんなに工事のクオリティが高くても企業としての信頼度は落ち、取引先が離れる原因となってしまうのです。

さらに、どのような支払いをいつどのくらいしたかという情報を、しっかり記録しておけるという意味でも、支払い管理は重要です。将来的な計画を立てるうえで、過去のこうしたデータは必須。未来の計画を着実に立てるためにも、まずは過去の情報をきちんと整理しておく必要があります。

支払い管理の方法

支払い管理をするためには、いくつかの項目を明確にしておく必要があります。企業によって内容は異なりますが、「取引先名」「取引内容」「取引金額」「支払期日」は必須です。

これらに加え、取引区分や支払い方法をメモしたり、管理するための番号を振ったりすると、より漏れのない管理ができるでしょう。経理上の処理を考えると、勘定科目などもチェックしておくとベターです。

支払い管理のクラウド化のメリット

現在、支払い管理をエクセルで行っている企業は多いでしょう。しかしこれには、色々なリスクがあります。エクセルは自由度が高くユーザーが自分の使いやすいように工夫を施せるという特徴がありますが、これは裏を返せば作成者本人しか内容がわからなくなってしまうというリスクがあるということ。支払い管理は企業経営のなかでも重要な要素のため、こうした事態は避けたいですね。

そこでおすすめなのが、専用のシステムを導入することです。支払い管理を行うシステムはたいてい、支払い以外のお金の動きも総合して管理できます。これにより、全体的なお金の動きがより明確になりますし、エクセルのように担当者にしか情報がわからないといったことも避けられます。

本来、社内システムは会社に出勤しなければ使えませんでした。しかしクラウドタイプなら、コロナ禍によりリモートワークが主流になっている昨今でも問題ありません。社員それぞれの自宅からアクセスして、いつも通りに業務に取り組むことができます。

システムを導入することで、過去の履歴もさかのぼりやすくなります。以前取引していたもののしばらく疎遠になっていた顧客と、再び新しくやり取りを始めるときなど、前年以前の取引内容がすぐにわかれば新しい交渉の際にも役立ちます。

支払い管理システムの選び方

現在、様々なタイプの支払い管理システムが存在しています。その中からどうやって一つを選べばいいのか、悩んでしまう方も多いでしょう。

見極めるポイントの一つとして、「導入実績がどれくらいあるか」をチェックしましょう。特に、同じ業界の企業にたくさんの導入実績があれば、それは自社で使っても違和感なく活用できる可能性が高いと言えます。建設会社に導入するなら、同じ建設会社での導入実績をチェックしてみてください。

また、ユーザーごとにカスタマイズできるタイプの製品がおすすめです。カスタマイズができない分、どんな企業でも使えるように作られている製品は、大きな問題は生まれにくいです。しかしその分、これまで出来ていたことができなくなり、毎日の業務が少し煩雑になる可能性があります。社内文化として処理したい項目などがある場合、きめ細やかに対応してくれる製品を選んだ方が、ストレスなく導入しやすいでしょう。

クラウドタイプの支払い管理システムを導入しよう

クラウドタイプの支払い管理システムには、様々なメリットがあります。もし、未だにエクセルなどで管理している企業があれば、ぜひ導入を検討してみてください。

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