建設業界は案件当たりの金額が大きいこともあり、金銭のやり取りは請求書ベースで行われます。コンビニエンスストアやアパレル店など、比較的少額のやり取りが発生するB to Cの業態の方からすると、いまいちピンとこないかもしれません。そこで今回は、建設業における請求書について解説していきます。

建設業界における請求書

工事の請求書に、決められたフォーマットやテンプレートはありません。まれにクライアントから指定されることもありますが、必要情報が全て書かれていれば問題ないでしょう。実際に、それぞれの会社が独自で作っている請求書を自由に使っていることがほとんどです。

ここで注意すべき点が、建設業界では他業界では使わない専門用語が多くあること。例えば、躯体工事、左官工事など見慣れないかもしれません。これらを請求書の中で、間違った用法で使わないように留意しましょう。

建設業界において、工事をしてから請求書を発行するまで、そして実際に請求した金額が振り込まれるまでには、タイムラグがあります。また、一つの案件にかかる金額を、一度に振り込んでもらうわけでもありません。一般的には、初めに着手金を、工事の途中で中間金を、工事が完了したら残額を払うことが多いでしょう。

この中間金の出し方は、案件によって変わってきます。工事完了時を100％としたとき、今は60%まで終わっているので、全体の6割を支払うという考え方や、20部屋を作る工事において、5部屋完成したから25％支払うといった、出来高に合わせた請求書を発行することも多いです。

請求書を正確に作成する

これは建設業界に限ったことではありませんが、請求書を正確に発行することは企業を経営するうえで非常に重要です。もしミスがあれば自社に入ってくるはずの売上を得そこねてしまうだけでなく、取引先との信頼関係も崩壊してしまいます。

一方、この業界では長年の慣習としてまだまだアナログなやり方が行われているのも事実です。基本的には、多くの会社でエクセルを使って発行しているでしょう。しかしエクセルでの請求書作成は、非常に危険です。

様々な観点から危険性があるのですが、最も大きな点は「経理担当者への依存度が高くなる」ということです。エクセルは自由度が高いソフトなので、使っている個人に合わせてどんどんカスタマイズができます。それはメリットでもあるのですが、会社全体から見るとデメリットです。

というのも、もしも経理担当者が辞めてしまった場合、引継ぎが困難になってしまいます。それだけでなく、別の部署や、経営陣が確認しても、どうなっているのか一目でわからなくなってしまうこともあるのです。さらに、万が一担当者が振込先口座を指定の口座以外にしても、すぐに発見しにくいということもあります。

こうした事態を避けるためには、システムの導入がおすすめです。「エクセルで済んでいるのに、わざわざお金を払ってシステムを使うのは、ちょっと……」と思うかもしれませんが、こうした様々な危険性を放置する方が、長期的に見ると企業にとってリスクが大きいと言えます。

操作性や透明性も高まり、より健全な金銭管理が可能になるシステム導入。一度、検討してみてはいかがでしょうか。

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