コロナ禍により、建設業界にもリモートワークの波が押し寄せています。なるべく出社を避けることで罹患のリスクを減らすスタイルは、これからのビジネスで当たり前になってくるかもしれません。

しかし、これにはメリットだけではなく色々な弊害があります。例えば、社内に人が集まっていれば簡単に共有できたファイルも、リモートワークになったせいで煩雑になっている企業もあるでしょう。そこで今回は、そんな課題を解決するオラクルについてご紹介します。

オラクルのファイル共有ソリューション

色々な企業からファイル共有サービスが提供されていますが、中でもオラクルのサービスは「ファイルベースの課金」ができることが特徴です。一般的にはサービスを開始する際にどのくらいのユーザーを登録するかにより月額利用料が決まりますが、オラクルはユーザー数が無制限でコンテンツ数とアクセス数による課金体系のため、無駄な支払いを防げます。

また、共有するデバイスの制限もありません。モバイルでは最新のiOSとAndroidに対応しているので、自宅での仕事に疲れてカフェで作業したいという社員のニーズにもこたえられます。もちろんWebブラウザにも優れており、直感的なUIで誰でも簡単に使えます。ファイルのプレビューやバージョン履歴・アクセス履歴の確認などもできるので安心です。

その他、デスクトップバージョンではWindowsとMacに対応しています。ファイルやフォルダの自動同期ができますし、Officeアプリからクラウド上のファイルを編集できるので、ストレスなく作業を進められるでしょう。

便利な機能で作業効率アップ

オラクルのファイル共有ソリューションには、業務を効率化する色々な機能がついています。例えば、検索機能があります。特定のキーワードを打ち込み全文検索、フォルダ内検索できるのはもちろん、文書やフォルダ、会話、メッセージ、ユーザー、ハッシュタグを横断的に検索することができます。and、or、not検索もできるので、より効率的に探したい情報を見つけられるでしょう。

必要なコンテンツを共有するためのリンクはグループ単位で権限設定ができますし、社内向けのメンバーリンクを発行することや、外部ユーザー向けのパブリックリンクを作ることもできます。また、共有したファイルについて社員同士でやりとりが発生するものですが、オンラインメッセージの送受信ができます。モバイルアプリからもアクセスできるので、リアルタイムでの会話が実現可能です。さらに資料へのコメントや修正について、オンラインで指示することもできます。

適切なコンテンツ管理を実現

ファイル共有でよくある課題が、「編集を繰り返すうちに古いバージョンが失われてしまう」ということ。しかしオラクルのファイル共有サービスなら、自動で複数バージョンを保存してくれるのでうっかり情報が失われるリスクを減らせます。また、操作ログも記録されているので何かあったときにアクセス履歴をたどることも可能です。

また、ブラウザ操作によるメタデータの追加や編集も可能です。管理者によるメタデータグループを作ったり、メタデータの検索をしたりもできます。さらにファイルの受け取りから確認、承認、公開まで自動化するワークフローがあるので、リモートワークをしながらでも一連の流れをスムーズに進めることができるでしょう。

オラクルを導入してスムーズなファイル共有を

リモートワークでは、いかに社員同士の連携を上手くとるかが重要です。中でも書類などのファイルのやり取りは、スムーズに行う必要があります。業務を効率化するためにも、ぜひ一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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