ペーパーレスとは、これまで紙で作成していた資料などを電子化することを指しています。各業界で進められる今、どうすればペーパーレス化に失敗しないのか、そのコツについてご紹介します。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスを進めると様々なメリットがあります。一つ目は業務効率化です。図面や予算表など、建設業では紙を使うことも多いですが、印刷という余計な手間がかかってしまいます。また、いざ見たい時に紙の山から探す必要があり時間もかかるでしょう。

しかしすべてデータにして管理すれば、端末上で見られるので印刷は不要ですし、お目当ての資料を出したいときに検索をかけられます。時間ロスをなくすことで他の業務を進められ、結果的に効率化を実現します。

二つ目のメリットは、安全性の向上です。紙で資料を持っていると、どこかに置き忘れたりうっかり落としてしまったりといった可能性があるでしょう。もしそこに機密情報が書かれていれば、重大な問題に発展するリスクがあります。

しかしデータで管理していれば、こうしたリスクは全くありません。紙が破けたり濡れたりといったこともなくなるので、高いセキュリティを保つことができます。

三つ目のメリットは、コスト削減です。毎日大量に印刷している紙の費用がかからなくなりますし、インク代も不要になります。これに付随して、印刷機の台数を減らしたりメンテナンス料が削減したりと、一つ一つは小さな金額ですが、長年の積み重ねで見ると大きなコスト削減を実現できます。

四つ目は、省スペースの実現です。たくさんの資料を紙で保存するとなると、それなりのスペースが必要になります。過去の資料は企業にとって大切な資産のため簡単には捨てられませんが、そうはいってもすべての資料を永遠にとっておくこともできません。

しかしデータにしておけば、物理的なスペースは不要です。ちょっとした資料もとっておきやすくなるので、昔の資料を確認したくなった時でも対応できます。

ペーパーレスを成功させるコツ

ペーパーレスを図ってもうまくいかないことは多々あります。失敗をさけるために、コツを抑えておいてください。

そのコツとは、一気にすべてをペーパーレス化しようとしないことです。すべての部署、すべての業務で完全にペーパーレスをしようとすると、サーバーの負担も社員の負担も大きくなります。大きすぎる目標を立てて途中で挫折するのではなく、小さな目標を一つ一つクリアしていくイメージを持ってください。まずはよく使う資料だけをデータ化して、あまり使わないものを保存する作業は後から少しずつ進めましょう。

また、ペーパーレスに応じてツールやシステムを導入するのもおすすめです。工事の進捗や実行予算を管理するために、専用のツールやシステムを入れれば業務効率が一気にアップします。情報を紐づけることで「この企業は十年前に取引したが、どんな内容だったか？」といったデータをすぐに参照できるようにもなります。

ペーパーレスを進めて無駄を省こう

まだまだアナログから脱却できていない企業も多いですが、全国的にペーパーレスは確実に進んでいます。今までのやり方を変えることは時間もかかりますし心理的な負担もありますが、長期的な視点を持ってより効率的な環境を整えるようにしていきましょう。

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