建設業において工事台帳はとても重要なもの。案件で赤字を出さないために、必ずつけておきたいものです。今回はこの工事台帳についてご紹介します。工事台帳とは何か、エクセルとソフトどちらで管理する方がいいかなど解説していきます。

工事台帳は工事の原価を集計するもの

工事台帳とは、それぞれの工事の原価がどのくらいかを集計し、記入する台帳のこと。工事台帳をきちんとつけることで、案件が赤字になるのを防いだり進捗が管理しやすくなったりします。また経営事項審査で提出しなければならないので、「つけてもつけなくてもいいもの」ではなく「絶対につけなくてはいけないもの」なのです。

工事台帳をつけることで、その工事にどのくらいの費用がかかって、どのくらい利益が出るのかが明確になります。工事の途中でも追加でどのくらい経費を使えるのか、判断の基準にもなるでしょう。

工事における4つの原価

では、具体的に工事の原価とはどんなものがあるのでしょうか。まずは「材料費」。工事で必要な材料のことで、工事をするために購入した素材などのことを指します。例えばコンクリートや木材などがここに含まれるでしょう。

次に「労務費」。労務費は、工事を行う人にかかる費用のことです。営業などは含めず、実際に現場で工事に直接携わっている人の賃金や福利厚生費がここに入ります。また自社のスタッフに限られ、他社の人間が現場に入っていてもその人にかかる費用は労務費にはなりません。

次に「外注費」。実際の現場では、自社のスタッフだけで完結することだけでなく、多くの人の力を借りることも多々あります。そうした外注している業者に払う分の費用を外注費とします。

最後に、「経費」。材料費、労務費、外注費には含まれない支出は経費に入ります。直接雇用関係ではないものの現場に入っているスタッフに支払う賃金などが、経費となります。

工事台帳をエクセルで作るのはよくない？

建設業界では、多くの中小企業がエクセルで工事台帳を作成しています。たしかに日付や工事名、科目などを記入していけばエクセルでも事足りる気もします。しかしエクセルの利用は属人化の促進という大きなデメリットがあるのです。

エクエルは自由度が高く、自分の見やすいようにカスタマイズできますね。だからこそ工事台帳を日ごろから作成する担当者だけが理解し、他の社員が見ても意味が分からないという事態を引き起こしかねません。また、転記の際にミスが起こってしまうこともあります。

ソフトを導入して工事台帳をしっかり管理

このようなデメリットがあるので、エクセルではなくきちんとソフトを導入して工事台帳を管理することをおすすめします。エクセルは何でもできる分、逆に自由度が高すぎてうまく使いこなせない人もたくさんいます。ソフトであれば工事台帳のために作られている分お膳立てがされていて、慣れていない方でも比較的簡単にきちんとした管理ができます。

書式を自分で考える必要もなく、決められたところに決められた数値を入力するだけ。アプリなどを使えば、事務所以外からも編集できるでしょう。

また、会計システムと連動させることもできるので一度数値を入力するだけで済んで手間がかからないのもメリット。経理担当者は何かと作業が多く大変ですが、その軽減にも役立ちます。

工事台帳を管理してしっかりと利益を上げる

建設業界において、工事台帳は非常に重要です。赤字の案件が発生しないようにしっかりとつけていきましょう。その際はエクセルで済ませるのではなく、ソフトを使ってください。

「これまで何とかなっていたからエクセルのままでいいや」と思っていても、担当者が急に退職していまう可能性もゼロではありません。いざというときに慌てなくていいよう、万全を期しておいてください。

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